メンバー / ゲスト / グループ

Camille Ricketts
Aug 8 '19 · 2 min read · 730 views
家族旅行、コミュニティイベントから企業のマーケティング、アドミニストレーションまで、Notionはあらゆる共同作業を強力にパワーアップさせます。 Settings & MembersMembers タブから、ワークスペースにおける以下4種類のメンバーの招待・管理・設定変更ができます。
  • Admins :すべてのShared Page(共有ページ)へのアクセス権を持ち、新しいメンバーの招待やワークスペースの設定が可能
  • Members :すべてのShared Page(共有ページ)へのアクセス権を持つが、新しいメンバーの招待やワークスペースの設定は不可 (この権限はTeam Plan、Enterprise Planでのみ設定可能)
  • Guests :ワークスペース外の人を特定のページのみに招待したい場合に設定
  • Groups :既存メンバーのグループであり、複数人に一括で権限設定したい場合に利用
以下に Members タブ内での設定操作の詳細を記載します。

メンバー

メンバーを手動で追加する

  • サイドバー上部の Settings & Members をクリック
  • 開いた画面のサイドバーから Members を選択
  • Add a Member ボタンをクリック
  • 追加したいメンバーのメールアドレスを入力
  • 入力欄の右側のドロップダウンから Member または Admin 権限を指定
    • Admins :ワークスペースの設定変更およびメンバー招待が可能
    • Members :ワークスペースの設定変更、メンバー招待は不可
    • 備考: これらの権限設定はTeam Plan、Enterprise Planでのみ可能
  • Invite をクリックすると、新しいメンバーに招待メールが送付される
  • Notionアカウントを持っていない方であればサインアップするよう促されます。

Auto-join(自動追加)を有効にする

Allowed Email Domains 機能を使えば、会社でご利用の場合など特定のメールアドレスをお持ちの方に対して自動的にワークスペースへの参加を許可する設定にできます。
  • サイドバー上部の Settings & Members をクリック
  • 開いた画面のサイドバーから Settings を選択
  • Allowed Email Domains セクションで、許可したいドメインを入力し、画面下部の Update をクリック 例:会社のメールアドレスが「name@company.com」であれば「company.com」と入力
  • Domain の下に表示されているリンクをワークスペースに招待したい人に共有
  • 招待された人がサインインすると、ワンクリックでワークスペースに参加するオプションが表示されるWhen they sign in, they'll see the option to join your workspace in one click.

メンバーを確認する

  • サイドバー上部の Settings & Members をクリック
  • 表示される画面のサイドバーから Members を選択すると、ワークスペースの既存メンバー(およびゲスト利用者)のリストが表示される

メンバーを削除する

  • Settings & MembersMembers で、削除したいメンバーの右側、Access Level の下に表示されているドロップダウンから Remove from Team を選択

メンバーの権限設定

  • Settings & MembersMembers で、対象メンバーの右、Access Level の下に表示されているドロップダウンから以下のいずれかの権限を選択します。
    • Admins :ワークスペースの設定変更およびメンバー招待が可能
    • Members :ワークスペースの設定変更、メンバー招待は不可
🎒
ヒント:Admin権限を付与した場合、そのメンバーはワークスペースの共有設定の変更や無効化が可能となります。ご自身がAdmin権限をお持ちの場合は、Settings & MembersSettingsSecurity からオプションの確認が可能です。

ゲスト

ゲスト利用者を追加する

ワークスペース外の人たちでも、ゲスト利用者として招待することができます。
  • 共有したいページの右上の Share をクリック
  • Invite a Person ボタンをクリック
  • ゲスト利用者のメールアドレスを入力
  • ゲスト利用者に付与したい権限をドロップダウンから選択
    • Full Access: ページの編集および他者への共有が可能
    • Can Edit: ページの編集はできるが他者への共有は不可 (Team/Enterprise Planで設定可)
    • Can Comment: ページの閲覧とコメントはできるが編集は不可
    • Can Read: ページの閲覧のみ可 (編集、共有は不可)
  • Invite ボタンをクリック
  • ゲスト利用者に対象ページへのリンクが記載された招待メールが送付される
👉
備考: ゲスト利用者の招待ができない場合、ワークスペースの管理者がゲスト利用者を不可に設定している可能性があります。ワークスペースの管理者は Settings & MembersMembers からご確認いただけます。

ゲスト利用者を確認する

  • サイドバー上部の Settings & Members をクリック
  • 開いた画面のサイドバーから Members を選択するとワークスペースのメンバーの一覧が、その下部にゲスト利用者のリストが表示される
  • ゲスト利用者に共有されているページを確認するには、対象のゲスト利用者の右側、 Access Level の下にあるドロップダウンメニューをクリック

ゲスト利用者を削除する

  • Settings & MembersMembers を開く
  • 削除したいゲスト利用者の右、Access Level の下のドロップダウンから Remove を選択

ゲスト利用者をメンバーに変更する

  • Settings & MembersMembers を開く
  • 削除したいゲスト利用者の右、Access Level の下のドロップダウンから Convert to Member を選択 (この操作はワークスペース管理者のみ実施可能)

ゲスト利用者を無効にする

Team Plan および Enterprise Plans では、ワークスペース管理者はメンバーによるゲスト利用者の招待を禁止することができます。これにより、会社での利用であれば社外からのアクセスを制限することが可能となります。
  • サイドバー上部の Settings & Members をクリック
  • 開いた画面のサイドバーから Settings を選択
  • Security セクションで Disable guests のトグルをオンに設定

グループ

Notionでは、既存のメンバーをグループ化して一括でページへのアクセス権の設定をすることができます。会社利用でチーム別に権限を制御したい場合に便利です。
👉
備考: グループの設定は Team Plan または Enterprise Plan でのみご利用いただけます。

グループを作成する

  • サイドバー上部の Settings & Members をクリック
  • 開いた画面のサイドバーから Members を選択
  • ウィンドウ上部の Members という見出しの右にある Groups をクリック
  • Create a Group をクリック
  • グループ名を入力し Enter
  • グループ名を変更したい場合は、グループ名の右側の ••• アイコンから変更可能

グループにメンバーを追加する

  • Settings & MembersMembersGroups で対象のグループを表示
  • 対象のグループの下で Add a member をクリック
  • グループに追加したい人を検索し、選択
  • Add をクリック

グループからメンバーを削除する

  • Settings & MembersMembersGroups で対象のグループを表示
  • 削除したいメンバーの右に表示されている Remove をクリック
  • Yes をクリックして確定

グループ名を変更する

  • Settings & MembersMembersGroups で対象のグループを表示
  • グループ名の右端の ••• アイコンをクリック
  • Rename をクリック
  • 新しいグループ名を入力し enter

グループを削除する

  • Settings & MembersMembersGroups で対象のグループを表示
  • グループ名の右端の ••• アイコンをクリック
  • Delete を選択
  • Yes をクリックして確定

グループに対して権限を設定する

この設定メニューは Settings & MembersMembers の範疇ではありませんが、グループを利用すれば複数のメンバー(エンジニアリングチーム、社内Wiki担当チーム、等)に対して一括で同じアクセス権を設定することができ、個別に権限設定をする手間が省けます。詳細はこちら→
以下に簡単な説明を記載します。
  • グループに対して権限を設定したいページに行き、右上の Share をクリック
  • 開いたメニューには、グループ名・アクセス権選択メニュー・権限オンオフのトグルが表示
  • 対象の1グループにアクセス権を付与したい場合は、Workspace Access をオフに、対象のグループのトグルをオンに設定します。アクセスレベルは以下のいずれかを設定可能です。
    • Full Access: ページの編集および他者への共有が可能
    • Can Edit: ページの編集はできるが他者への共有は不可 (Team/Enterprise Planで設定可)
    • Can Comment: ページの閲覧とコメントはできるが編集は不可
    • Can Read: ページの閲覧のみ可 (編集、共有は不可)
    • Disabled:アクセス権解除
  • グループが他のメンバーと異なるアクセス権を持つのは、Workspace Access がオフになっている場合か、他のグループより低いアクセス権を付与されている場合のみです。

よくある質問

  • ワークスペースへゲスト利用者を追加したら自動的にメンバーになってしまった。防ぐ方法はあるか?
    Allowed Email Domains がオンになっている可能性があります。この場合、許可されたドメインのメールアドレスでサインインしたユーザは自動的に対象のワークスペースにメンバーとして参加することになります。この設定は Settings & MembersSettings からオフにすることができます。
  • ゲスト利用者の数に上限はあるか?
    ありません。Free Planでも有料プランでも、無制限にゲスト利用者を招待いただくことが可能です。
  • メンバーをゲスト利用者に切り替えるには?
    • Settings & Members から対象のメンバーを表示し、右側のドロップダウンから Remove を選択します。
    • この設定を行うと、対象のユーザはワークスペースで持っていた全てのPrivate Pageへのアクセス権を失うため、必要に応じて事前にPrivate Pageのバックアップを取得するようご案内ください。
    • メンバー削除処理が終わったら、対象のユーザに共有したいページの右上の Share メニューから対象ユーザをゲストとして招待します。
  • データベースの部分別に異なるアクセス権を設定することは可能か?例えば特定のビューやプロパティーが特定のユーザにのみ見えるようにするなど。
    残念ながらデータベースのアクセス権はまだそこまで詳細に設定することができません 😓 将来的には実現したい機能ですので、実装をお待ちください!

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