ボード

Camille Ricketts
Aug 8 '19 · 2 min read · 340 views
プロセスの段階を進めていくような管理をしたい時や、プロパティの値で表示を分けたい場合には、Notionのボードが便利です。プロジェクト管理やデータの可視化にご活用ください。

ボードを作成する

ワークスペースにボードを作成する方法はいくつかあります。

フルページボード

  • まずワークスペースに新しいページを作成します。
  • 新しいページにグレースケールで表示されるメニューから Board を選択します。
  • 他のページの中にフルページボードを作成する場合の手順は以下の通りです。
    • 新しい行を作成し、/board full と入力して enter を押します。
    • 元のページに戻ると、フルページボードがネストされた状態で確認できます。

インラインボード

既存のページに他のコンテンツブロックと並べてボードを作成することもできます。
  • 新しい行で /board と入力して enter を押します。
  • ボードにタイトルをつけることもできます。
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備考:インラインボードの右上の をクリックすれば全画面で表示させることができます。また、ボードの上部にポインタを合わせると、オプションメニューが表示されます。 PropertiesFilterSort オプションは ••• アイコンからアクセスください。

データベースのボードビュー

既存のデータベースにボード形式のビューを追加することもできます。ビューの詳細はこちら→
  • データベース左上の + Add a View ボタンまたは閲覧中のビューの名前をクリックします。
  • ドロップダウンメニューから Board を選択し、テキストボックスでビューの名前を付けます。
  • Create をクリックすると、ボードビューが開きます。
  • 先述の左上のボタンで他のビューに切り替えることが可能です。

カードをページとして開く

Notionボードのカードは一つ一つがページとして開くことができるようになっており、ページ内部に更にコンテンツを追加できます。
  • カードをクリックするとページとして開きます。
  • 開いたページの中には、データベースの全プロパティが上部にまとめて記載されています。
    • プロパティ名をクリックすると、そのプロパティの名称と種類を編集できます。
    • プロパティの入力欄をクリックすると、値の編集ができます。
    • プロパティの左側の ⋮⋮ を持って上下にドラッグすると、プロパティの表示順序を変更することができます。
  • カードをページとして開いたところから、+ Add a Property でボードに新しいプロパティを追加することもできます。
  • プロパティの下にはコメント欄があります。
  • その下のページ本文部分は、通常のNotionページと同様に編集することができます。インラインデータベースを含め、お好きなコンテンツブロックを配置いただけます。

新しいカードを追加する

ボードに新しいカードを追加する方法はいくつかあります。
  • カードを追加したい列の上部の + マークをクリックすると、列の一番上に新しいカードが作成されます。
  • 列の最下部の + New をクリックすると、その列の一番下に新しいカードが作成されます。
  • ボード右上の青い New ボタンをクリックすると、inbox 列に新しいカードが追加され、すぐにページとして開きます。
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備考:ボードには必ず inbox 列がついており、ボード上でカードをグルーピングするために使われているプロパティが入力されていないカードが inbox 列に集約されます。不要であれば inbox 列の右上の ••• アイコンから Hide をクリックして非表示にすることができます。

カードのオプション

対象のカードにポインタを合わせると上部に表示される ••• アイコンをクリックするか、対象のカードを右クリックすると、以下のオプションメニューが表示されます。
  • Delete: アイテムを削除します。
  • Duplicate: すぐ下にアイテムを複製します。
  • Copy Link: 特定のカードへのアンカーリンクをクリップボードにコピーします。
  • Rename: カードをページとして開かずにページ名を変更します。
  • Move to: 他のワークスペースやページに対象のカードを移動します。(移動先がページの場合は、移動先ではアイテムはサブページとなります。)
  • Edit Property: ボードのすべてのプロパティを含むメニューが表示され、そこから直接各プロパティの値を編集できます。
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ヒント: 複数のカードを選択した状態でオプションメニューの操作をすれば、一斉に操作することができます。

ボードをカスタマイズする

Notionのボードは用途に応じてカスタマイズすることが可能です。プロパティを変更したり、列を並べ替えたり、カードの見た目を変更したりできます。

プロパティを編集する

すべてのボードは、作成されたプロパティの組み合わせで定義されます。プロパティは必要な数だけ追加することができ、カードはプロパティの値に応じてグルーピングされます。ボードのプロパティの編集方法は以下の通りです。
  • ボード右端にある + Add a Group をクリックし、ボードに新しい列を追加します。(この操作により、カードをグルーピングしているプロパティに新しい値が追加されます。)
  • ボード右上の Properties から + Add a property を選択します。
  • プロパティに名前を付けて、 Property Type メニューからプロパティ種別を選択します。プロパティの詳細はこちら→
  • プロパティの削除や複製は、Properties メニューから実施いただけます。

列やカードを並べ替える

ボードのコンテンツはドラッグアンドドロップで簡単に並べ替えられます。
  • 列を並べ替えるには、列タイトル部分をホールドして左右にドラッグします。
  • カードを上下左右に移動させる場合も同様にホールドしてドラッグします。

グルーピングを変更する

カードは指定したプロパティの値に応じて列にグルーピングされます。グルーピング使うプロパティはどれでも構いません。
  • ボード上部の Group by をクリックし、グルーピングに使いたいプロパティを選択します。
  • 列のタイトル部分が、選択したプロパティに応じて変更されます。
  • 例えば、進捗状況でグルーピングしているタスクボードがあったとして、それを担当者別にグルーピングしなおして誰にどのタスクが割り振られているかを確認したい場合などに活用できます。

カードのサイズを変更する

カードの大きさは、お好みに応じて大・中・小の3段階で変更いただけます。選択したサイズはすべてのカードに適用されます。
  • ボード右上の Properties をクリックします。
  • Card Size からお好みのサイズを選択します。

カードに画像を表示する

カードに画像やコンテンツの一部を表示して華やかにしましょう。
  • ボード右上の Properties をクリックします。
  • Card Preview の横のドロップダウンを開き、以下のいずれかを選択します。
    • Page Cover: カードをページとして開いたところに設定したカバー画像を表示します。
    • Page Content: ページコンテンツの一部を表示します。コンテンツに画像を含む場合は、一番上にある画像が表示されます。
    • Files: データベースに Files & Media 形式のプロパティが入っている場合、そのカードに追加されたファイルやメディアを表示させることができます。
  • カードに表示させた画像は、お好みに応じて表示させる部分を変更することができます。
    • Properties メニューで Fit Image をオンにすると、画像全体がカードに収まるように表示されます。
    • Fit Image をオフにすると、カードサイズに応じて画像の一部分が表示されます。
    • カードに表示された画像の上にポインタを合わせて Reposition をクリックし、画像をお好みの位置にずらすこともできます。

カードにプロパティの値を表示する

ボードでカード上に表示させるプロパティもお好みに応じて変更できます。
  • Properties メニューを開き、プロパティの横のトグルをオン・オフすると、そのプロパティのカード上での表示・非表示の切替ができます。
  • カード上でのプロパティの表示順序は、同じメニューでプロパティ名左側にある ⋮⋮ アイコンで上下にドラッグすることで変更できます。

列を非表示にする

  • 非表示にしたい列のタイトル部分右側にある ••• をクリックします。
  • Hide をクリックします。
  • 非表示にした列を再度表示させるには、ボードの一番右までスクロールして Hidden Columns を確認します。
  • 再度表示させたい列の名前をクリックし、••• から Show を選択します。
  • 同じように非表示の列の名前をクリックして開くメニューから、コンテンツを検索したり + アイコンをクリックしてカードを追加したりできます。

ボードの内容を絞り込む

必要に応じて、指定した条件に合致するカードのみを表示させるよう絞り込みができます。
  • ボード右上の Filter をクリックします。
  • ドロップダウンから、絞り込みに使いたいプロパティを選択します。
  • 絞り込み条件を指定します。(例:…を含む(Contains)、…を含まない(Does not Contain) 等)
  • 絞り込み条件に適用したい値を入力します。(例:特定のタグや日付)
  • 絞り込み条件は同時に複数設定することができます。
  • Filter メニュー内で X をクリックすると、絞り込み条件を個別に削除できます。
🎒
ヒント: 新しいビューを作成して絞り込み条件を設定すれば、ビューの切替で全項目表示と絞り込み表示を簡単に切り替えることができます。

ボードの内容を並べ替える

特定のプロパティの値を基準として、各列の内容を昇順(Ascending)・降順(Descending)で並べ替えることができます。
  • ボード右上の Sort をクリックします。
  • 並べ替えに使用したいプロパティを選択し、昇順(Ascending) または降順(Descending) を選択すると瞬時にデータが並べ替えられます。
  • 並べ替え条件は同時に複数設定することができます。並べ替え条件は Sort メニュー内での表示順に従って適用されます。(各条件を左側の ⋮⋮ で上下にドラッグすれば順序を変更できます。)
  • Sort メニュー内で X アイコンをクリックすれば、並べ替え条件を個別に削除できます。

ボードの内容を検索する

ボード内の特定のコンテンツを検索することができます。
  • ボード右上の Search をクリックし、カード名やプロパティの値から検索したいキーワードを入力します。
  • 条件に合致するカードが自動的に絞り込まれます。

ボードへのリンクを張る

ボードの特定のビューへのアンカーリンクをコピーすることが可能です。
  • ボード右上の ••• アイコンをクリックします。
  • Copy Link to View をクリックすると、そのビューのURLがクリップボードにコピーされます。

列の集計

各列のタイトル右側には、グレーの文字で数字が併記されています。デフォルトではこの数字はその列に入っているカードの枚数を表していますが、他の情報を表示させることもできます。数字の部分をクリックすると、以下のオプションを選択できるメニューが表示されます。
  • Count All: その列のカード枚数を返します。
  • Count Values: その列で特定のプロパティに入力されている値の数を返します。
  • Count Unique Values: その列で特定のプロパティに入力されている値から重複を排除した値の数を返します。例:その列にあるカードでタスクをアサインされている人の数
  • Count Empty: その列で特定のプロパティに値が入っていないカードの数を返します。例:その列でまだ誰にもアサインされていないタスクの数
  • Count Not Empty: その列で特定のプロパティに値が入っているカードの数を返します。例:その列で既にアサイン済みのタスクの数
  • Percent Empty: その列で特定のプロパティに値が入っていないカードの割合を返します。例:タスクボードでカードが優先度でグルーピングされていて、各優先度の列で何割が未完了なのかを確認したいとします。完了フラグ列としてチェックボックス形式のプロパティを作成し、タスクが完了したらチェックを入れる運用にした場合、チェックが入っていない=未完了カードの割合を算出させる設定ができます。
  • Percent Not Empty: その列で特定のプロパティに値が入っているカードの割合を返します。例:上記の例でいえば、チェックが入っている=完了したタスクの割合を算出できます。
  • Earliest Date: Last EditedCreated Time などの日時関連のプロパティがあれば、そのプロパティに入っている値のうち、一番古い日付を返します。長期間放置されたタスクのチェックなどに活用できます。
  • Latest Date: 上記と同様に、その列に入っている値で一番新しい日付を返します。その列が直近でいつ更新されたのかを確認したい場合に便利です。
  • Date Range: 一番古い日付と一番新しい日付の差分を返します。
Number 形式のプロパティを持つボードであれば、以下の集計も利用できます。
  • Sum: その列における指定したプロパティの値の合計値を返します。
  • Average: その列における指定したプロパティの値の平均値を返します。
  • Median: その列における指定したプロパティの値の中央値を返します。
  • Min: その列における指定したプロパティの値の最低値を返します。
  • Max: その列における指定したプロパティの値の最高値を返します。
  • Range: その列における指定したプロパティの最低値と最高値の差分を返します。(最高値から最低値を引いた値)
  • 例: 上記のボード画像はイベントプランニングの例で、タスクの担当者ごとに列がグルーピングされています。カードには Number 形式のプロパティで各イベントのゲスト数が表示されています。列の集計にゲスト数の合計を指定することで、各担当者が何人のゲストを担当しているのかを可視化しています。

ボードの活用事例

Notionコミュニティのボード活用事例をいくつか紹介します。 (リンク先は英語ページです。Duplicateしてお使いいただけます。)
  • Work Portfolio: カテゴリ別にプロジェクトの紹介記事をまとめています。
  • Employee Onboarding: 新しい社員の入社に伴う受け入れタスクの進捗管理ボードです。
  • Recruiting Pipeline: 採用候補者が採用プロセスのどこまで進んでいるかを可視化しています。
  • Roadmap: プロジェクトのステータスを可視化しています。

よくある質問

  • フルページデータベースをインラインデータベースに変更できますか?
    サイドバー内でフルページデータベースを他のページ内に移動させると、移動先でまずサブページに変換されます。
    次に、サブページになったフルページデータベースにポインタを合わせ、右側に表示される ••• ボタンから Turn Into Inline をクリックするとその場所でインラインデータベースに変換されます。
    フルページデータベースに戻したい場合は、インラインデータベースをドラッグしてサイドバーに持っていきます。
  • ータベースのアイテムを開く際、プレビューモードをスキップして直接ページとして開く(Open as Page) ことをデフォルトに設定できますか?
    残念ながら現時点ではできません。
  • 特定のカードの背景に色を設定することはできますか?
    残念ながら現時点ではできませんが、ご要望の多い機能ですので鋭意検討中です。カードをカラフルにしたい場合は、SelectMulti-select 形式のプロパティをご利用いただけます。🎨
  • リレーション形式やFormula形式のプロパティで Group By できますか?
    現時点ではできません。😓 将来的に実現できるよう検討いたします。
  • 進捗管理ボードの Done の列がごちゃごちゃするのですが、自動的にアーカイブできないでしょうか?
    列を非表示にされることをお勧めします。対象の列のタイトル部分にある ••• アイコンから Hide を選択すると非表示にできます。完了したタスクのカードは、Hidden Columns の下にあるタグまでドラッグアンドドロップで移動させれば、アーカイブとして保持されます。
  • どのカードにコメントがついているか判別する方法はありますか?
    カードをページとして開いたところのディスカッション欄やページ本体にコメントが入っている場合、ボードのそのアイテムの行にコメント件数がついた吹き出しのアイコンが表示されます。

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