データベースについて

Camille Ricketts
Aug 8 '19 · 3 min read · 5924 views
データベースを活用すれば、Notion内の情報を多様な構成で表現することができます。整理、分類、ラベリング、絞り込み、検索、ビュー、タスク整理、などなど。Notionデータベースの基本と活用方法をご説明します。🏗

データベースの基本

Notionのデータベースにはスプレッドシートや他のデータベースと異なる特徴が3つあります。
  • プロパティのカスタマイズ
    日付や人、テキスト、リンクのプロパティを追加し、追加したプロパティにラベルをつけることができます。プロパティの詳細はこちら→
  • ビューの切り替え データベースの表示形式を表、ボード、リスト、カレンダー、ギャラリーに切り替えることができます。ビューの詳細はこちら→
  • データベースの項目もページと同じ これはNotionのユニークなところで、データベースに入力した項目はNotionページとして開くことができます。これにより入り組んだ情報も好きなように記述することができます。詳細はこちら→

データベースを作成する

Notionでデータベースを作成するにはいくつかの方法があります。
  • ワークスペースに新しいページを作成し、ページ本文にグレースケールで表示されているメニューから「データベース」を選択します。
  • 既存のページで / を入力し、フルページのデータベース(例えば Table - Full PageBoard - Full Page )を選択してデータベースページを作成します。
  • 既存のページで / を入力し、インラインのデータベース(例えば Table - InlineBoard - Inline )を選択してデータベースを作成します。

フルページ vs. インライン

Notionのデータベースは2種類のフォーマットで作成することができます。1つはフルページデータベース、もう1つがページの一部として他のコンテンツと並べて表示される(文章の途中で表を挿入するなど)インラインデータベースです。

フルページデータベース

  • フルページデータベースを作成するには、ワークスペースに新しいページを作成し、グレースケールで表示されるメニューからフルページデータベースを選択します。
  • または / + 作成したいデータベースの種類(board、list、等) + full でも作成可能です。
  • フルページデータベースは、サイドバー内で他のページと同様に表示されます。
  • フルページデータベースの右上にある ••• アイコンから Database Lock をオンに設定すれば、他のユーザが意図せずデータベースのプロパティやオプション設定を変更するのを防ぐことができます。

インラインデータベース

インラインデータベースは他のコンテンツと並列でページ内に表示させることができます。文章の途中で表を挿入したい場合などに便利です。
  • インラインデータベースを作成するには、作成したい場所で / + 作成したいデータベースの種類(board、list、等) + inline と入力します。
  • インラインデータベースのコントロールメニューは、ポインタをデータベースの上に合わせていない時は非表示になっています。
  • データベース右上の をクリックすればフルページで表示させることも可能です。
  • PropertiesFilterSort メニューはデータベース右上の ••• アイコンに集約されています。
  • データベースの削除(Delete)、複製(Duplicate)、移動、リンクのコピーなどのメニューは、データベースにポインタを合わせて左側の ⋮⋮ アイコンをクリックすると表示されます。
  • インラインデータベースは、サイドバー内ではサブページとして表示されます。

プロパティ

データベースのプロパティを活用すれば、締切や担当者、関連URL、最終更新日など、あらゆる情報を表現することができます。プロパティの値で絞り込みや並べ替えをすることも可能です。データベースで設定できるプロパティは以下の通りです。

基本的なプロパティ 👌

  • Name: データベースアイテムの名称(例:データベースに含まれるページのタイトル)
  • Text: メモ、説明、コメント等の基本的な文章
  • Number: 通貨やパーセンテージなど、数値で表現するデータ
  • Select: 一度に一つだけ選択できるドロップダウンメニュー(例:ステータス、優先度)
  • Multi-Select: 一度に複数項目を選択できるドロップダウンメニュー
  • Date: 日付または期間、タイムスタンプやリマインダーを設定可能
  • Person: ワークスペース内の他のユーザへのメンション(またはタスク等の担当割り当て)
  • Files & Media: データベースアイテムに関するファイルをアップロード
  • Checkbox: タスク完了状況などを示すチェックボックス
  • URL: データベースアイテムに関するURL
  • Email: メールアドレス(クリックするとメール編集画面が立ち上がる)
  • Phone: 電話番号(クリックすると携帯やPCで電話発信画面が立ち上がる)

プロパティ応用編 💪

  • Formula: 他のプロパティの値を元に計算等の処理を行う(詳細はこちら→
  • Relation: 他のデータベースからプロパティの値を引用する(詳細はこちら→
  • Rollup: リレーション設定済みのデータベースの値を元に処理を行う(詳細はこちら→
  • Created Time: アイテムの作成日時を自動的に表示する
  • Created By: アイテムの作成者を自動的に表示する
  • Last Edited Time: アイテムの最終更新日を自動的に表示する
  • Last Edited By: アイテムの最終更新者を自動的に表示する

プロパティの管理

すべてのデータベースの右上に Properties メニューがあります。(インラインデータベースの場合は右上の ••• アイコンから開きます。) メニューには以下のオプションが含まれます。
  • 新しいプロパティを追加する: + Add a Property をクリックします。
    • クリックするとメニューが開き、プロパティ名の編集やプロパティ種別選択ができます。
  • プロパティの削除(Delete)、複製(Duplicate)、名称変更(Rename): 対象のプロパティの左側にある ⋮⋮ アイコンをクリック、またはプロパティを右クリックすると表示されるメニューから操作が可能です。
  • プロパティの表示・非表示: 各プロパティ名の右横にあるトグルをオン・オフすれば、データベース上でのプロパティ表示・非表示を切り替えられます。
  • プロパティの並べ替え: 各プロパティ名の左横にある ⋮⋮ アイコンでドラッグし、上下にプロパティを移動させることでデータベース上での表示順序を変更することができます。

プロパティの値を編集する

プロパティに入力されたデータはすべて「value」と呼ばれます。(本文中では「値」と表現します。) 値の編集方法はプロパティ種別によって異なります。以下に一例を記載します。
  • Select および Multi-Select 形式のプロパティでは、選択肢に設定したい内容を入力、Enterすることで値が設定されます。各選択肢にはランダムに背景色が割り当てられます。
    • 選択肢の設定数に上限はありません。
    • テーブル内のセルをクリックすると表示される選択メニューで各選択肢の右横の ••• アイコンをクリックすると、選択肢の表示名や背景色を変更したり、選択肢を削除したりすることができます。
    • 選択肢の左側の ⋮⋮ アイコンでドラッグし、メニュー内での表示順序を変更できます。
  • Date 形式のプロパティでは、セルをクリックするとカレンダーが表示され、設定したい日付(締切や開催日など)を選択することができます。
    • Remind をクリックすると、そのアイテムに対して設定した日時にリマインド通知を出すことができます。
    • End Date をオンに設定すると、期間として終了日を設定することができます。
    • Include Time をオンにすると日付に加えて時刻も設定可能です。
    • Date Format & Timezone から日付表示形式やタイムゾーンの設定ができます。
    • Clear をクリックするとそのセルに入力済みの値がすべてクリアされます。
  • Files & Media 形式のプロパティでは、セルをクリックするとファイルのアップロードや埋め込みを選択できるメニューが表示されます。
    • お使いの端末からNotionデータベースの対象のアイテムにファイルをドラッグアンドドロップしてアップロードすることも可能です。
    • ひとつのアイテムに対して複数のファイルをアップロードすることができます。
    • アップロード済みファイルの右側の ••• メニューから、そのファイルの削除(Delete)、ダウンロード(Download)、全画面表示(Full Screen)、オリジナルの表示(View Original)の操作が可能です。
    • アップロード済みファイルの左側の ⋮⋮ を上下にドラッグすれば、セル内でのファイルの表示順序を変更できます。
  • Person 形式のプロパティでは、ワークスペース内の他のメンバーをタグ付けすることができます。
    • タグ付けしたいメンバーの名前を入力し、enter すれば完了です。
    • タグ付けしたメンバーをセルから削除したい場合は、対象のメンバー名の右側に表示される X マークをクリックします。
  • Created TimeCreated ByLast Edited TimeLast Edited By:これらの形式のプロパティでは、値は自動的に表示されます。
  • URLEmailPhoneNumber:これらの形式のプロパティでは、 Text プロパティと同様に入力したい値をそのままタイピングするかコピーしたデータを貼り付けます。
  • Relation および Rollup 形式のプロパティの編集は少々複雑ですので、こちらをご参照ください→

プロパティの表示・非表示

タスク管理用のボードがあり、それぞれのカードに担当者と優先度のプロパティは表示させたくても、期限とURLは表示させたくなかったとしましょう。データベースとしては期限とURLを保持させたまま、カード上でのみそれらを非表示とさせることが可能です。
  • データベース右上の Properties メニューをクリックします。
  • 非表示にしたいプロパティのトグルをオフに、表示させたいものはオンに設定します。
  • テーブル表示の場合は、オフに設定したプロパティの列が非表示になります。

絞り込み

Notionのデータベースでは、指定した条件(プロパティの値の有無など)に基づいて該当するアイテムのみを表示させる絞り込みが簡単に設定できます。
例えば、自身に割り当てられたタスクのみを表示させたり、優先度が高のプロジェクトのみを表示させたり、といった具合です。設定方法は以下の通りです。
  • データベース右上の Filter から + Add a Filter をクリックします。
  • 条件を指定したいプロパティを選択し、条件を設定すると即座にデータベースが絞り込まれます。
  • 絞り込み条件の設定数に上限はありません。条件を削除したい場合は、条件の右側にある X マークをクリックします。
  • 絞り込み条件の左側の ⋮⋮ マークで条件を上下にドラッグすれば、条件の適用順序を変更することが可能です。
  • Date 形式のプロパティ (Last Edited TimeCreated Time を含む) の絞り込み方法は他のプロパティとは異なり、条件の基準となる日付、日付に対してそれより前か後か、もしくは期間などの条件を指定することにより絞り込みを行います。

並べ替え

特定のプロパティの値に基づき、昇順・降順で表示を並べ替えることができます。
例:優先度、最終更新日、アルファベット順
  • データベース右上の Sort から + Add a Sort をクリックします。
  • 並べ替えの基準にしたいプロパティを選択し、昇順(Ascending)か降順(Descending)を指定すると瞬時に項目が並べ替えられます。
  • 並べ替え条件の設定件数に上限はありません。削除したい場合は、対象の条件の右側にある X マークをクリックすれば完了です。
  • 条件の左側の ⋮⋮ で上下にドラッグすれば、条件適用の順序を変更できます。
  • Select または Multi-Select 形式のプロパティの場合は、昇順・降順の定義はプロパティに設定されている値(選択肢)の順序に左右されます。
    • 対象のプロパティのセルをクリックし、選択肢を上下に移動させて昇順・降順の順序を定義します。(例:優先度であれば高、中、低の順に並べる)

ビュー

ひとつのデータベースに対して複数のビューを設定し、必要に応じて切り替えて閲覧することができます。設定できるビューの種類は以下の通りです。

テーブルビュー

  • データベースの一番基本的な表示方法です。このビューでは、行がページとして開けるアイテム、列がプロパティとなります。
  • テーブルの詳細はこちら→

ボードビュー

  • ボードビューでは、アイテムはプロパティの値によりグルーピングされます。例えば、Kanbanとして使用して工程やプロセスに合わせてアイテムを移動させていくような使い方ができます。
  • ボードの詳細はこちら→

リストビュー

  • アイテムを縦に並べて表示させる最もシンプルなビューで、各アイテムをクリックすればページとして開くことができます。
  • リストの詳細はこちら→

カレンダービュー

ギャラリービュー

  • 画像を表示させるのに適したデータベースです。ギャラリービューでは、Files & Media プロパティまたはアイテムをページとして開いた際に含まれる画像を表示させることができます。
  • ギャラリーの詳細はこちら→

ビューの作成

ビューの操作はすべてデータベース左上のドロップダウンから実行できます。
  • まだ何もビューを作成していない場合は、左上の + Add a View ボタンをクリックするとメニューが開き、お好きなビューを選択できるようになります。
  • テキストボックスでビューに名前を付け、作成したいビューの形式を選択したら完了です。
  • ビューが複数あるデータベースでは、左上に現在閲覧中のビューの名前が表示されます。そこをクリックすると、他のビューに切り替えたり、更にビューを追加したりするメニューが開きます。

ビューの編集

データベース左上に表示されている、閲覧中のビューの名称をクリックすると、そのデータベースが持つビューが一覧で表示されます。
  • ビューを編集する場合は、ドロップダウンから対象のビューの右側の ••• をクリックして操作を行います。このメニューから、ビューの形式変更(テーブル、ボード、ギャラリー他)、名称変更、複製(Duplicate)や削除(Delete)ができます。
  • ビューの名称の左側にある ⋮⋮ アイコンを上下にドラッグすれば、ビューの表示順序を変更できます。

ビューの絞り込み、並べ替え

ビューは単にデータベースの表示の仕方(テーブル、ボード。リスト、等)を切り替えられるだけの機能ではありません。各ビューには、それぞれ固有の絞り込みや並べ替えを適用することが可能です。よく使う絞り込みをビューとして設定しておけば、閲覧のたびに絞り込まなくて済み便利です。
  • + Add a View をクリックして新しいビューを追加します。
  • ビューの種類を選択し、ビューに名称をつけます。
  • 作成したビューで、データベースの右上にある FilterSort を使って任意の絞り込みや並べ替え条件を設定します。
  • これで、ビューの切替だけで絞り込み・並べ替え済みの情報に即座にアクセスできるようになりました。

ビューの表示

フルページデータベースであれば、各ビューはサイドバーにサブページ同様に表示されます。ビューはサブページと異なり、 で箇条書きにされています。
  • サイドバー内でビューの名称をクリックすれば、ワンクリックでそのビューを表示できます。

ページとして開く、編集する

データベース内のすべてのアイテムは、テーブルの行であれボードやカレンダーのカードであれ、それぞれが1つのNotionページであり、他のページと同様にコンテンツを持たせたりページをネストさせたりすることができます。
データベースアイテムをページとして開く方法は以下の通りです。
  • テーブルの場合は、開きたいアイテムの行でタイトル列のセルにポインタを合わせ、⤢ OPEN ボタンをクリックします。
  • リストの場合は、アイテムのタイトル部分をクリックします。
  • ボード・カレンダー・ギャラリーの場合は、カードをクリックします。
  • アイテムをページとして開くと、常にプレビューモードで開きます。全画面表示させたい場合は、プレビュー左上の ⤢ Open as Page をクリックします。
  • ページとして開いたアイテムには、データベースの全プロパティがページ上部に表示されるようになっています。ここでプロパティの値を編集することも可能です。
    • 各プロパティの左側の ⋮⋮ で、ドラッグして表示順を変更したり、プロパティ種別(Property Type)の変更、プロパティ名の変更、複製(Duplicate)、削除(Delete)の操作ができます。
  • プロパティの下の部分が通常のページと同様のスペースになっており、コンテンツブロックやサブページ、インラインデータベースなどお好きなコンテンツを追加いただけます。
  • データベースアイテムはそれぞれがページであるため、箇条書きやチェックボックスなど他の種類のコンテンツをデータベース上にドラッグすると、すべて自動的に新しいデータベースアイテム≒ページに変換されます。

メニューとオプション

すべてのフルページデータベースには、共通のメニュー・オプションが装備されています。以下に概要を記載します。
  • ビューメニュー: データベースの左上にあり、ビューの追加や切替、編集ができます。
  • Properties メニュー: データベースの右上にあり、プロパティの追加、編集、表示・非表示の切替ができます。
    • ボードとギャラリーの場合は、このメニューからカードのサイズ(Card Size|大・中・小の3段階) とカードプレビュー(Card Preview|カードにどの画像を表示させたいか)の設定が可能です。
    • カードに画像を表示させる場合、Fit Image をオンにすると画像全体をカードの枠内に収めることができます。オフの場合は画像の一部のみがカードに表示されます。
    • カードがあるビューで Name をオフにすると、カードのタイトルを非表示にして画像のみを表示させることができます。
    • Card Preview での画像表示方法の詳細はこちら→
  • FilterSort メニュー: 条件を設定してデータの表示を変えることができます。設定する条件の数に上限はありません。設定した条件は、これらのメニュー内で表示されている順番に応じて適用されます。
  • Searchデータベースのアイテム名や各プロパティの値など、お好きなキーワードで検索ができます。検索結果はデータベースに即時反映され、検索キーワードに合致するアイテムのみが表示されます。
  • •••: データベースの右上にあり、特定のビューへのリンクをコピー(Copy Link to View)したり、最終更新日・最終更新者を確認したりできます。
    • Wrap Cells をオンにするとセル内のテキストを複数行で表示させることができます。
  • New ボタン: クリックするとデータベースに新しいアイテムが追加され、瞬時にそのアイテムがページとして開きます。Newボタン右側の下向きの矢印をクリックすると、データベーステンプレートを選択するメニューが開きます。
  • Database LockこのオプションはNotion画面の右上の ••• メニューに含まれており、オンに設定するとデータベースのプロパティやビューの設定を保護することができます。データベースをロックしても値の編集は可能です。🔒
  • Group Byボードのみにあるメニューで、カードを特定のプロパティの値に応じてグルーピングすることができます。
  • カレンダーメニュー: データベースに日付形式のプロパティが複数ある場合、カレンダーの上部に By [プロパティ名] というメニューが表示されます。どのプロパティの日付で表示させるかをこのメニューから切り替えることができます。
    • Date形式のプロパティに値が入っていないアイテムがある場合、No [プロパティ名] とい表示が出ます。

データベースの説明

フルページデータベースの場合、タイトルの下に説明文を追加することができます。データベースの解説や使い方の説明などに活用できます。
  • データベースのタイトルににポインタを合わせて Add Description をクリックするとカーソルが表示され、説明文を追加できるようになります。
  • 説明文を追加した後で非表示にしたい場合、タイトルにポインタを合わせて Hide Description をクリックします。そうするとタイトルの右側に丸い i のマークが表示されます。
  • 非表示にした説明文を再度表示させる場合、丸い i のマークをクリックするか、またはタイトルにポインタを合わせて Show Description をクリックします。
🎒
ヒント:Notionで絵文字をつい買いたい場合、お使いのシステムのショートカットをご利用いただけます。— Macでは cmd + ctrl + space 、Windows 10では windows key + . です。

データベーステンプレート

障害報告や製品仕様書、日記など、データベースに所定の様式のページを繰り返し作成したい場合、データベーステンプレートを作成しておけばワンクリックでページ構成やプロパティを呼び出すことができます。
  • データベーステンプレートの作成や編集は、データベース右上の青い New ボタンの右側の下向きの矢印から行います。
  • テンプレートをし酔数る場合は、New ボタンのドロップダウン、または新規アイテムをページとして開いてグレースケールで表示されているメニューからテンプレートを選択します。

リンクドデータベース

データベースのコピーや抜粋を、ワークスペース内の他のページに作成することが可能です。例えば Linked Database を使えば、マーケティングプランのページからカレンダーの内容を参照させたりすることができます。
  • リンクドデータベースを作成したい箇所で /linked と入力し enter を押します。
    • コピーしたいデータベースの名称を入力し、該当するデータベースを選択して enter を押します。
  • 追加したリンクドデータベースは、元のデータベースの構造に影響を及ぼすことなく自由にビュー(ボードやカレンダー等)を切り替えたり、絞り込み・並べ替え条件を設定したりできます。
  • リンクドデータベース内でプロパティの値を変更した場合は、その変更が元のデータベースにも反映されます。
  • リンクドデータベースを削除、移動、リンクのコピーしたい場合は、左側の ⋮⋮ アイコンをクリックします。リンクドデータベースの操作方法は通常のデータベースと同様です。
  • 単一のデータベースをもとに複数のリンクドデータベースを作成して様々なビューで表現すれば、ダッシュボードとして活用することもできます。
  • リンクドデータベースの詳細はこちら→

よくある質問

  • チームメンバーにデータベースの設定をいじられたくないのですが。
    Notion画面の右上にある ••• メニューから Database Lock をオンにしていただくと、データベースのプロパティ、ビュー、select/multi-selectの選択肢の編集をロックすることができます。データベースをロックしても値の編集は可能です。複数人でデータベースをご利用の場合に構成を崩されたくない場合に活用いただけます。データベースへのFull Access権限を持つユーザのみがロックを解除できます。
  • モバイルではデータベースの操作方法は異なりますか?
    ガイド記事がありますのでそちらをご参照ください。デスクトップ版との主要な違いは、ポインタを合わせるという動作がないこと、ドラッグアンドドロップに制限があること、メニューの場所、等です。
  • Notionのコンテンツにタグをつけたいのですが。
    Notionのページにタグをつけて楽に検索できるようにしたい場合、データベースをご活用いただけます。
    • タグ付けしたいページをデータベースに格納します。(テーブルビューかリストビューがお勧めです)
    • データベースに Multi-select プロパティを追加し、選択肢としてタグを設定します。
    • 新しいタグの追加は Multi-select プロパティのセルをクリックして enter を押すだけでできます。
    • 特定のタグを含むページのみを表示させたい場合、そのタグの値を指定してデータベースを絞り込みます。
    • Select プロパティも同様の使い方ができますが、タグは1ページにつき1つまでしかつけることができません。進捗管理の 未着手 対応中 完了、優先度の など、1つのステータスのみを持たせたい場合にご活用いただけます。
🎒
ヒント: その他のよくある質問はこちら→

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