共有と権限

Brian Park
Aug 8 '19 · 2 min read · 3280 views
Notionは共同作業をしやすいように作られています。他のメンバーとあなたの作成したコンテンツを 共有する仕組み がいくつも用意されています。 権限レベル も思いのままに 🤝

共有の方法

Notionで作成したページやデータベースをあなたのワークスペースの内部、外部へ共有するためにいくつかの方法があります。下記にすべての方法の概要を記載しています。
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備考: 方法に入る前に、1点。ページを共有すると、同じ方法で配下のサブページもすべて共有されます!

共有のメニュー

まず、ページの右上にある Share をクリックすると表示されるメニューについて。モバイルでは••• と時計のアイコンの間にある共有のアイコンをクリックすると同じオプションが表示されます。
  • メニューの各行がページを共有する先、別のメンバーやグループ、を表しています。上記イメージのメニューでは:
    • Public Access で、Web上にページを公開できます。
    • Workspace Access で、ワークスペースの全員にページへのアクセス権を付与できます。
    • Community はグループの例で、対象メンバーにページへのアクセス権を付与できます。 詳細はこちら →
    • Georgia O'Keeffe は外部からのゲストの例です。
  • 右のトグルスイッチで、それぞれの個人やグループのアクセス権をオン、オフできます。
  • トグルの左のドロップダウンメニューで、対象の アクセスレベル を設定できます。
  • Copy Page Link で対象ページのURLがクリップボードへコピーされ、誰にでも共有できます。ただし、アクセス権をもったユーザーのみアクセスできます。
  • Invite a Person でワークスペースの内部または外部のユーザーを、メールアドレスを追加でき、ページへ招待できます。
    • 外部のユーザーはゲストとして追加されます。
    • ゲストおよびほかのワークスペースの内のメンバーに、ドロップダウンからアクセスレベルを付与できます:

チームで共有する

ワークスペースに メンバーとして追加することで Notionで他のメンバーと共同作業できます。チームメイト、友人、お好きなどなたでもとページ上で共同作業できます。下記の方法で、共同作業したい他のメンバーとNotionページが共有できます:
  • サイドバーの Workspace セクションにあるすべてのページは、すべてのワークスペースのメンバーと共有されています。
  • あなたのサイドバーの Shared もしくは Private にあるページを Workspace へドラッグアンドドロップで移動することで共有されます。
  • Share メニューで、 Workspace Access をオンにすることでワークスペース内のすべてのメンバーが、ドロップダウンで設定したアクセスレベルで、アクセスできるようになります:

チームメイトの個人単位で共有する

ワークスペース内の限られたメンバーにだけページを共有したこともあるかと思います — マネージャーにだけ打ち合わせの資料を共有したり、プロジェクトメンバーにだけメモを共有するなど。
  • 特定のメンバーにだけ共有したいプライベートページの右上の Share をクリックします。
  • Click the Invite a Person ボタンをクリックし、メンバーのメールアドレスをタイプします。対象者に付与するアクセスレベルを招待画面のドロップダウンで設定できます。
  • ワークスペースの全体ではなく、一部のメンバーに共有したページは、サイドバーの Shared セクションに表示されます。 Workspace へもっていくとチーム全体へ共有されます。

グループで共有する

よく使われるグループ(例えば、開発チームなど)への共有を簡単にするために、グループを作成し、グループ単位で権限をつけることができます。 グループの権限についてのフルガイドはこちら →
グループ共有の簡易手順は下記:
  • Settings & Members へ移動します、すべてのメンバー、ゲストがリスト表示されます。リストのトップ Groups をクリックします。
  • Create a Group, をクリックし、名前を入力し、メンバーを追加します。
  • 特定のグループとページを共有するには、ページ右上の Share へ行きます。グループ名が表示されます(このケースだと、Community)。対象グループのアクセスレベルをドロップダウンから設定し、アクセスをオンにします:
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ヒント: Workspace Access でワークスペース全員に対して最低限のアクセスレベルが設定されます。Disableにするか、 Can Read に設定することでグループに対してそれ以上のアクセスレベルを設定できます。

外部メンバーと共有する

外部のメンバーをゲストとしてワークスペースへ招待できます。例えば、外部の委託先メンバーへNotionページを共有したいケースや、もしくはあなたが委託先として、雇い主のクライアントに対してページを共有するケースの場合を想定してみましょう。やり方は下記です:
ゲストと共有するための簡易手順:
  • 外部と共有したNotionページの右上 Share をクリックします。
  • Invite a Person ボタンをクリックし、対象者のメールアドレスを追加します。ドロップダウンメニューからアクセスレベルを設定します。
  • この方法で招待された方は、メールアドレスへ対象ページのリンクが届き、閲覧や編集ができます。
  • すべてのゲストと権限が与えられたページは、 Settings & Members へ移動し、下部にある Members タブで確認できます。
  • In 同じ画面で、ゲストをワークスペースから削除、ゲストのアクセスレベルを変更、またはメンバーへの変更ができます。 詳細はこちら →

Web上に公開する

Public Access をオンにすることで、NotionページをWeb上で閲覧可能なサイトとして公開、もしくはNotionを使っていない方々へ共有することができます。リンクを知っているだれもが閲覧することができます。
ページを公開するための簡易手順:
  • Webに公開したいページの右上 Share をクリックする。
  • Public Access をオンにする。
  • Copy Link をクリックして、ページのURLをコピーする。
  • デフォルトでは、アクセスレベルは Can Read になっています。Notionにサインインしているユーザーにコメントを許可したい場合は、 Can Comment を選択します。
  • 他に下記2つのオプションもあります:
    • Allow Search Engines: オンにすると、Googleや他の検索エンジンの検索結果に表示されるようになります。デフォルトではオフです。
    • Allow Duplicate as Template: オフにすると、他のNotionユーザーがあなたのページを彼らのワークスペースへ複製することができなくなります。デフォルトではオンになっています。
  • ページのURLを知っている人だけが、閲覧できます。

共有をやめる

ページへフルアクセスを持っていれば、いつでも共有をやめることができます。
  • 一番早い方法は、対象ページをサイドバーの Workspace もしくは Shared から Private セクションへ移動することです。実行すると他のユーザーはアクセスできなくなりますので、問題ないかを確認の上、実行するようにしてください。
  • 別の方法は、ページ右上の Share をクリックし、個人、グループまたは公開をオフにします。それらの横のドロップダウンから Disable を選択することでも可能です。
  • ゲスト向けには、 Share をクリックし、対象者の横のドロップダウンから Remove を選択します。もしくは Settings & Members へ移動し、スクロールダウンして対象ゲストの名前の右側のドロップダウンをクリックし、 Remove ボタンをクリックすることでも可能です。

権限レベル

ここでNotionの共有オプションが少し細かくなります。すべての個人やグループへ、別のアクセスレベルを付与することができます。例えば、こんな場合に便利です::
  • 特定の人たちは編集できていいが、その他大勢は参照のみとしたい場合
  • 特定のチームにのみ、特定のページを見えるようにしたい場合
  • コメントだけを許可したい場合
下記が選択できるすべてのアクセスレベルとその内容です 🔓
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備考: もう一度ページを共有する際の注意、不随するすべてのサブページも親ページと同様の権限で共有されます。

権限を編集する方法

だれかをページを招待する場合や Share, をクリックする場合も、対象個人やグループの右側のドロップダウンメニューからアクセスレベルを確認できます: Full AccessCan Edit (課金プランのみ有効), Can CommentCan Read
  • Invite a Person をクリックしたとき表示される Invite メニューは下記です: (メールアドレスを入力し、アクセスレベルを選択後、 Invite をクリック)
  • Share のグループやゲストの横のドロップダウンで表示されるメニューは下記です:

Full access

フルアクセスの権限です。ページのすべてのコンテンツを編集、このガイドに記載のすべての方法を使ってページを共有することができます。

Can edit

課金プランでのみ有効な権限です。個人やグループへ、ページの編集は可能だが、ページの共有はできない権限が付与されます。

Can comment

個人やグループが、ページ内のコンテンツにコメントが追加できる権限です。ページの共有はできません。

Can read

Can Read は、単純にページの参照のみができる権限です。コメント、編集、共有はできません。

Disable access

個人やグループの対象ページへのアクセスを無効にしたい場合(サブページも含む)、 Share メニューの右側のドロップダウンから Disable を選択します。ページへはアクセスできなくなり、彼らのサイドバーにも表示されなくなります。
  • ゲストは、 Share メニューの対象者の名前の右側のドロップダウンから Remove を選択することで、アクセスできなくなります。

ワークスペースへのアクセス

Workspace Access のトグルは Share メニューにあります。 有効にすることでワークスペースのすべてのメンバーに設定したアクセス権が付与されます。個人、ゲストやグループ単位へ上位のアクセスレベルが設定された場合のみ、上書きされます。
  • 一部のメンバーにのみ見せたいページは、 Workspace Access を無効にするか、プライベートページへ彼らを招待する必要があります。
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備考: アクセス権のないページはワークスペースに表示されません。あなたのサイドバーに表示されていても、他のメンバーには表示されていないかもしれません。

共有の設定

ワークスペースの管理者として、セキュリティ設定をすることで、コンテンツが共有されることを防ぐことができます。.
  • 左のサイドバーの Settings & Members へ移動します。
  • ポップアップした画面のサイドバーから Settings をクリックします。
  • Security セクションまでスクロールダウンします、4つのトグルスイッチがあります。
    • Prevent members from sharing pages publicly: オンにすると、ワークスペース全員の Public Access オプションを無効にできます。Web上へコンテンツを公開できなくなります。
    • Disable guests: オンにすると、外部のメンバーをページへ招待できなくなります。
    • Disable moving pages to other workspaces: オンにすると、ワークスペース間でメンバーがページの移動をすることができなくなります。
    • Disable export: オンにすると、ページをダウンロード可能なファイル形式でエクスポートできなくなります。
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備考: これらは、管理者ではないメンバーへは表示されないオプションです。また、モバイルアプリでも利用できません。

だれがページを共有しているかを確認する

ページ上部のバーに表示されるアバター/プロフィール写真で、他のだれがそのページにアクセスできるのかを確認できます。
  • その人がページを見ていないとき、アバターは薄く表示されます。
  • その人がページ上にいるときは、アバターが濃く表示されます。
  • アバターの上にカーソルを持っていくと、名前、メールアドレス、最後にページを訪れたタイミングを見ることができます。
  • 複数人が同じページ上で同じ時に作業していると、他の人が確認もしくは編集しているブロックの横にアバターが移動して表示されます。
  • ページ右上の ••• をクリックして、表示されるメニューの下部で、ページの最終編集者と日時を確認できます。

よくある質問

  • ワークスペースにゲストとして追加したいのですが、自動的にメンバーになってしまいます。どうしたらいいですか?
    おそらく Allowed Email Domains 設定がオンになっていると思われます。この機能がオンですと、設定されたドメインのメールアドレスのユーザーは自動的にメンバーとして追加されます。左のサイドバーの Settings & MembersSettings タブで設定を無効にできます。
  • Notionを使っていないクライアントとページを共有したいです。
    2つの方法で、クライアントもしくは外部の方とページを共有できます:
    • Share メニューから Public Access を有効にして、彼らとURLを共有する方法です。 Allow Search Engines 設定を無効にしている限り(デフォルト無効)、完全なURLを知っている人達だけそのページへアクセスできます。Notionのアカウントがなくてもページを閲覧することはできます。ただし、編集やコメント、データベースのソートやフィルターはできません。
    • もしそのクライアントがページの編集を希望の場合、 ShareInvite a Person ボタンを使って、ゲストとして追加することができます。ゲストとして追加されたクライアントは、編集を始める前にNotionのアカウントを作成する必要があります。
  • Export ボタンが見当たりません、メニューに表示されません。
    おそらく左サイドバーの Settings & MembersSettings タブで、 Disable Export 設定が有効になっているためです。変更するには、管理者がデスクトップから実施する必要があります。
  • データベースを部分的にアクセス制限することはできますか?一部のメンバーにのみ、特定のデータベースViewやプロパティを公開することはできますか?
    残念ながら、データベースへの権限はまだ柔軟に設定できません 😓ただ、よくあるユースケースですし、確実に将来サポートしたいと考えています。お楽しみに!

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