グループ権限

Camille Ricketts
Aug 8 '19 · 1 min read · 171 views
別グループやチーム向けに、ワークスペースをグループ別などに分けることなく、柔軟に変更可能な権限を設定することができます!ひとつのワークスペースにグループを作成し、ページごとに別のレベルの権限を設定できます。

グループを作成する

ワークスペースの管理者だけがグループの作成または編集をすることができます。その上で、下記が方法です:
  • 左のサイドバーの上部 Settings & Members をクリックします。
  • 画面の中のサイドバーから Members タブを選択します。
  • 全メンバーのリストが表示されます。ヘッダーの Members 右側の Groups をクリックします。
  • Create a Group をクリックします。名前をつけて、グループのアイコンを選択します ✨
  • 新規のグループの下、 + Add a Member をクリックします。
  • グループへ必要なだけメンバーを追加します。
  • グループメンバーの右側の Remove をクリックしてメンバーを外すことができます。
👉
備考: ワークスペースのゲストはグループに追加できません。
  • ドラッグ&ドロップでグループを並び替えできます。 カーソル持っていった際に表示される ⋮⋮ アイコンで上下にドラッグできます。
  • 名前の右側の ••• をクリックして、グループの名前変更、削除ができます。
  • いつでもメンバーの名前やEmailを検索して、どのメンバーに所属しているか確認できます。

グループのアクセスレベルを変更する

どのページでも、それぞれのグループの権限を、参照のみ、コメント可能、編集可能または共有可能から選択できます:
  • Share, をクリックすると、ドロップダウンで作成したグループの一覧が表示されます。グループの右横のトグルをオンにすると、そのグループへ対象ページのアクセス権が付与されます。
  • トグルの横のドロップダウンからどのタイプの権限をそのグループへ付与するのかを選べます:
    • Full Access: ページの編集、共有ができます。
    • Can Edit: ページのコンテンツの編集ができるが、共有はできない。(これは課金プランでのみ設定可能)
    • Can Comment: 参照とコメントができるが、編集や共有はできない。
    • Can Read: コンテンツの参照のみできる、共有はできない。
    • Disabled: そのページへアクセスできない。
  • 同一ページ上で、複数グループにいずれのレベルのアクセスでも設定でます。
  • サブページには、親ページの権限と同じ内容が適用されます。
👉
備考: グループ単位でアクセスを無効にすることができます。無効にしたグループのメンバーも Share をクリックして、 Invite a Person からメンバー個別にアクセス権をつけることができます。

ワークスペースへのアクセス

Share をクリック時、ドロップダウンメニューに Workspace Access がリストに表示されるかと思います。これでワークスペース内のメンバーにベースラインのアクセスレベルを設定できます。
  • Disabled の場合、ページに招待されるか、アクセス権のあるグループに所属していない限りページを見ることができません。
  • Full Access に設定されている場合、だれでもワークスペースのどのページも共有、編集することができます。この設定は、グループか個人単位での権限を上書きします。
  • Can Read に設定されている場合、個別に権限を付与した個人やグループを除く全員に適用されます。
  • 基本的に、 Workspace Access は全員に対する最低レベルの権限を設定するのに使います。

階層化されたアクセス権で使う

グループとアクセス権のコンビネーションには多くのパターンがあります。いくつか例を紹介します:

✏️ Wikiの作成

組織のナレッジベースとして、限られた人が作成、メンテナンスし、全員が参照のみできるようにしたいと考えたとします。そして経営陣にはコメントはできるようにし、編集はできないようにしたい場合
  • 2グループ作成します: 編集者と経営陣
  • Workspace AccessCan Read に設定します。
  • 編集者に Full Access を設定し、経営陣には Can Comment を設定します。

🚧 開発プロジェクトプロセス

なにかを作るプロジェクト、例えば ブログ、ビデオ、製品など、の場合、クリエイター、レビュアー、情報連携だけして欲しい人たち、や巻き込む必要の無い人たちが出てくるかと思います。そんなワークフローもグループをつくることで合理化できます:
  • 各ステークホルダーに対応するグループを作成します。
  • 全てのプロジェクト用のページで Workspace Access をDisableにします。
  • クリエイターには Full Access を有効にし、レビュアーには Can Comment を、そして 情報連携するステークホルダーには Can Read を設定します。それ以外のメンバーはだれもそのページもしくはサブページがサイドバーに表示されなくなります。

🗺 プランニング

もしなにかのドキュメントを全体に公開するまえにだれかの確認が必要な場合、例えば四半期の計画文書、新しいポリシー、初期段階のプロジェクト内容など、グループ権限を使うことで、増え続ける関係者とも共有することができます。
  • 所属チーム、経営陣、やりとりしているチーム、最終的に会社の残り全体用にグループを作成します。
  • Workspace Access を対象の全てのページでDisableにします。
  • あなたのチームは Can Edit にし(共有はできない)、フィードバックしてほしい人たちを Can Comment にします。そして、他の人たちは Can Read を設定します。それらのグループ以外のメンバーは、設定を変えるまで、ページおよびサブページをみることができません。

よくある質問

  • Howグループ全体ではなく、個別に共有した場合はどうしたらいいですか?
    右上の Share をクリックして、 Invite a Person からプライベートページにワークスペースの個別メンバーを招待できます。名前を検索して、権限を設定して、 Invite を押下で招待できます。
    同じメカニズムでゲストともプライベートページを共有できます。1点違うのは、名前の代わりにメールアドレスをタイプして、 Invite です。
  • なぜ Workspace Access を無効にする必要があるんですか?
    する必要はありません。覚えておいていただきたいのは、 Workspace Access に設定したアクセス権がワークスペース内全員の最低限のアクセスレベルになることです。もし特定の人に見せたく無いページがある場合、無効にすることをおすすめします。いつでもグループ単位、個人単位でアクセス権を付与できます。
  • 左サイドバーの Shared セクションにページがあるのはなぜですか?
    それらは特定のグループや個人にのみ共有されているページです。他の人たちは見ることができません。グループと共有したページをサイドバーのその場所に表示させるには、 Workspace Access を無効にする必要があります。そうしない限り、ワークスペース内の全員がそのページを見ることができます。
    簡単におさらいすると、サイドバーの Workspace セクションのページはワークスペースの全員がみることができます。 Private セクションのページはあなただけが見ることができるページです。
  • ページをサイドバーの Shared から Workspace に移動させるとどのように権限が変更されますか?
    まず、ワークスペースの全てのメンバーがあなたのページを見ることができるようになり、編集と共有ができるフルアクセスの権限を持つようになります。なので、右上の Share から Workspace Access 横の権限を変更する必要があるかもしれません。
    元々ページが共有されていた人たちやグループのアクセス権はそのまま維持されますが、 Workspace Access に上位の権限が付与されている場合、元々の権限は上書きされます。もし、 Workspace AccessFull Access の場合、元がRead-onlyの権限だったとしても、編集や共有ができるようになります。 Workspace Access を無効にすると、元のRead-onlyの権限に戻ります。
  • 複数のワークスペースを使う代わりとして活用するにはどうしたらよいですか?
    グループではなく複数のワークスペースを作成して、細かな権限を設定する方もいらっしゃいました。例えば、デザイン、マーケティング、経営陣などに別々のワークスペースを作り、個別にアクセス、編集できるようにしていました。そのようなことをする必要はありません。代わりに:
    • Workspace Access を無効にします。個別にアクセス権を付与していない個人やグループはページを見ることができなくなります。
    • 全てのページで、グループ単位に別のアクセス権限を付与します。 これらのアクセス権は、すべてのサブページにも継承されます。
    • So, for example, you could have a section of your workspace just for the engineering team. Create a group of all your engineers, then on the top-level page for that team, turn on Full Access for only that group. Nest pages inside that page, and only the engineering team can access them, too!
  • グループにプライベートページを共有することはできますか?
    はい。サイドバーの Private セクションにページを作成し、 Share からアクセス権を付与したいグループの横のトグルをオンにすることでできます。他のページと同様に、付与したいアクセスレベルを選択します。対象のページが、サイドバーの Shared セクションへ自動的に移動されたことが確認できるかと思います。あなたとそのグループのメンバーのみが見ることができます。
  • グループへ@メンションもしくは、グループをアサインすることできますか?
    現時点ではできません。将来追加を検討するかもしれません。

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