初心者への注意点

Yojiro Kondo
Aug 21 '19 · 1 min read · 68 views
Notionは操作に慣れないと事故が多発します。簡素で操作しやすいUIがあだとなり、不意に編集してしまう事態です。
チームで運用していると、Notionになれないユーザの操作によってページが行方不明になったり、不必要なページが作成されたりと、多く発生します。
代表的な事故とともに、注意点を掲げていきます。

ワークススペースに突如現れるUntitledページ

こちらの原因は、初心者がページを作りたくなったときにワークスペース横の +を押してしまうことで発生します。
しかし、複数人利用をしている場合は、この操作を行う事はほとんどありません。 正しくは、左下のNew Pageから作成するのが正しいページ作成の手順です。
このゴミとなりうる Untitledを削除する善意ある人たちによって掃除されます。

意図しないブロックの並べ替え

これは、 こちらのページ でも触れさせていただきましたが、ページのブロックは常に移動ができてしまいます。
特にモバイルだと、ブロックの移動操作とスクロール動作が同一です。違いは、タップした際の画面への接地時間で、スクロールか、ブロック移動かが決まります。
そのためモバイルでのブロック移動事故がとても多いです。
なれると、不意にドラッグしないように、さっとスワイプすることを心がけますが、なれない方は不意に移動をさせてしまします。
注意喚起すること位しか実施できませんが、ページごとに Page Lock を実施することでも防ぐ事は可能です。

ページの全公開

ページをユーザにシェアしようとして不意に外の世界への全公開を実施してしまうパターンです。
基本的には少人数であれば、ワークスペースへのフルアクセス、中規模以上であれば、グループへのフルアクセスや、単一ユーザへのフルアクセスが共有になります。 通常であれば、こちらを触ることはほぼないです。この共有を実施する際に意味を理解せずに、不意に全公開を実施してしまうパターンがあります。こちらは有効にした瞬間に全公開されます。つまりユーザが気付きづらいです。
次の画像が、全世界への公開状態になったページの状態です。このオペレーションによって配下のページもすべて公開されるため、影響は大きいです。
コンテンツの種別によっては、即時セキュリティ事故 と言っても過言ではない状態です。 実際には、URLは推測しずらく、即時Googleにインデックスされるわけではないので、部外者のアクセスは難しいですが、会社で運用している場合にはそのエビデンスが必要です。
通常では、アクセスログを取るしくみはないため、Notion側へ都度依頼で、外部アクセスの有無を確認しなくてはなりません。
このような重大なセキュリティ事故に繋がりかねない注意すべき操作の一つです。
回避するためにはワークスペースでオフにする事も可能です。 ワークスペースの設計ポイントは、 ワークスペース設定とルール で詳細に記載しています。

ページのプライベート化 / 子ページ化

ワークスペースなどにいたページが突如消えてしまうトラブルです。また、ページが突如消え、どこかのページの子ページとなってしまう事象です。
サイドバーのページは、Full Access で権限が付与されていると、ワークスペースのページを自身のプライベートページへ移動できてしまいます。
Workspaceにあるページや、Sharedに存在するページをドラッグアンドドロップによって移動させてしまう行為です。
これは気付きづらく、取り返す手段も難しいです。
ブロック移動の部分でも触れましたが、Notion上でのスクロールはゆっくりやるとドラッグと認識されてしまい、簡単に移動できてしまいます。
こちらも実施しないように注意喚起が必要な項目です。

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