コラボレーションする

Yojiro Kondo
Aug 10 '19 · 1 min read · 136 views
Notionには、1人で利用している際には気付きづらいとても有用なコラボレーション機能があります。
チーム利用では是非活用していきたいNotionの機能を紹介していきます。 また、コラボレーションするときに、注意や把握しておきたい項目も記載します。
リアルタイム編集機能
筆者としては、Notionの素晴らしいランキング上位3位に食い込むリアルタイム編集機能です。
Notion内でチームユーザが同じページを開くと、Notionの画面左部にアイコンが現れます。 これがほぼリアルタイム(遅延は 1~2秒ほど) で表示され、同時編集ができとても優秀です。
何よりもすごいのが、このリアルタイム編集の対応人数です。
筆者の環境では30名ほどのリアルタイム編集機能を試しており、問題無く動作していることを確認しています。
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ただし、同一ブロックの編集は情報の上書きが発生するため、注意が必要です。必ずそれぞれが別のブロックを編集するようにしましょう。
コメント機能
Notionでは、コメント機能もついています。 ページに対するコメント、ブロックに対するコメント、ブロック内の文字列に対するコメントそれぞれが、コメント可能です。 コメントの内容は、共有されているメンバー全員に通知が飛びます。
編集事故を防ぐ
Notionでは、ページの事故、すなわち編集者が意図せずにNotionのページを編集してしまうという事故が多く発生します。 これはモバイルの場合はより可能性が高くなります。画面のスクロール動作とBlockの移動の操作が同じなためです。
対象ページをシェアする前に相手に読んで欲しいだけの場合は、Page Lockを活用しましょう。 この操作を実施することで、相手がNotionに不慣れな場合でも不意に編集してしますのを防ぐ事ができます。
右上の ・・・ からページロックを実施することができます。
履歴の確認
Notionはすべての編集履歴が保存されています。当該ページの右上から、編集の内容を確認する事が可能です。
この機能を利用することで、履歴を自動で残してくれるため細かな修正履歴を残す必要がありません。しかしこの機能の少し不便なところは静止点との比較ができません。 なのでGitのようにあるコミットとの比較ができないため少し意味合いが違う表現方法です。 編集側としてはある場所の静止点を v1 のような形でバージョン区切りは付けたいところですが、出来ません。
その場合は、ページを複製し別ページとして保存しておく必要があります。
履歴を消す
シェアを実施する前に履歴を消したいときがあります。恥ずかしいという部分もありますがセキュリティ的に意図的に見せたく無いときもあるでしょう。 また履歴管理機能によってロールバックされると困るときもあります。
そういった場合には、ページの Duplicate を実施します。生成されたページを正ととらえ、元のページは削除します。 そうすることで、履歴がクリアされるので、0ベースで作成したように見えます。
きれいにした状態でシェアを実施しましょう。
Notionのシェア
Notionページがある程度完成したら、シェアをかけます。 NotionのURLを送る前に相手に権限が正しく付与されているかを確認する必要があります。 (詳細は権限の考え方 でも解説しています。)
URLの共有手順としては、対象ページに遷移し、 Ctrl/Cmd + l(エル) のショートカットを利用することで、そのままクリップボードにURLが保存されます。適宜このURLを相手に送りましょう。
Notionの利活用が増え、Notionのアプリユーザが多い環境環境ではURLスキーム(intent)でのシェアも有用です。
下記のように頭のhttpsをnotionに変えることで、Notionアプリを利用しているPCユーザが、ブラウザで開かずにアプリで開けるようになります。
https://www.notion.so/npedia/c75384b330ea49d9b4d7ef28beff35a4
notion://www.notion.so/npedia/c75384b330ea49d9b4d7ef28beff35a4
## ↑ 逆にブラウザ利用のユーザは、開けなくなるのでご注意ください。
なお、Notionのリンクをブラウザで開いてしまった際でも右上の ・・・から、アプリで開く事ができます。
PDFによる共有
「ページで権限をあてるほどじゃないけど、誰かに共有したい。スクリーンショットにしてはちょっと長いしキャプチャもめんどくさい」
そんな時にはPDFで出力して共有しましょう。リンクも生きているので便利です。(リンクが生きているが故に不便な時もありますが、、)
画面右上の ・・・ > Exportを実行します。
表示された、モーダルから、Export formatPDFにして Exportを実行します。
その他の形式でも共有可能ですが、PDF であれば、UIの差分が少なく、1つのファイルで済み、また共有相手も開ける可能性が高い拡張子です。
モニターに映して共有
Notionになれてくると、Notionページをモニターに映しながら共有することが多々あります。 その際には、文字が小さくて見づらいことがよくあるため、下記のショートカットを利用しましょう。
Mac
拡大 Cmd + ^
縮小 Cmd + -
Win
拡大 Ctrl + +
縮小 Ctrl + -
上記のショートカットは Notionのサイドバーを含めたコンポーネントすべてのサイズが変わります。Notion側への設定変更ではなく、自身のクライアントへの設定変更のため他ユーザへの影響はありません。
また、ダークモードだと、モニターによっては見にくい時もあるので、注意が必要です。

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